テレワークのクラウドサービス
導入のポイントは適切なID管理にあり！

テレワーク
構築・運用

テレワークの導入が進む中、場所やデバイス問わず利用できるクラウドサービスは必要不可欠になっています。しかしそのクラウドサービス導入においては、いくつかの課題があります。そこで今回は、その課題の中でもIDとパスワード管理についての課題解決策をご紹介します。

クラウドサービス導入のよくある課題
クラウドサービスのID・パスワード管理の必要性
クラウドサービスのID・パスワード管理の効率的な対策
まとめ

クラウドサービス導入のよくある課題

クラウドサービス導入に際しては、次のような課題がよくあります。

1.問い合わせ対応が増える
クラウドサービスは、社員に個別に割り当てたIDとパスワードによりログインしてもらう形式が一般的ですが、社員から「IDとパスワードを忘れたから教えてほしい」という問い合わせが増えるという課題があります。新しいクラウドサービスを次々と導入した場合に、IDとパスワードの増加に伴って、問い合わせ対応も増えがちです。そうした問い合わせ対応で本来の業務が滞ってしまうと、テレワークの生産性を下げてしまう結果につながります。

2.メモや付箋に記載してしまうことのセキュリティリスク

使用するクラウドサービスが増えて、IDやパスワードを記憶しきれなくなったユーザー（社員）は、多くの場合、メモや付箋に書き留めることになります。テレワークでは自宅だけでなく不特定多数の人が出入りする環境で作業するケースもあるため、セキュリティリスクが高まります。

3.社内の業務システムのID・パスワード管理の問題

クラウドサービスとともに、社内に既設のオンプレミスの業務システムを併用するケースもあります。ここで発生するのが、ID・パスワード管理です。オンプレミスのID・パスワード管理もクラウドサービスのID・パスワード管理もそれぞれ行わなければならなくなります。

4.各クラウドサービスのID・パスワード管理の問題

テレワークでは、多数のクラウドサービスを導入することが多いですが、クラウドサービス導入のたびに各社員のアカウントを作成するのは管理側にとって大きな手間となります。さらに社内のアカウント情報と、作成したクラウドサービスのアカウント情報をひも付けて管理するとなると余計に手間が発生してしまいます。

クラウドサービスのID・パスワード管理の効率的な対策

これらの課題は、ID・パスワード管理にまつわるものです。

そもそも各社員がID・パスワードを複数覚える必要がなくなったり、メモ帳や付箋などにメモしなくてよくなったりするしくみを作れば、問い合わせ対応やセキュリティの課題は解決します。

またクラウドとオンプレを一元管理できるようにしたり、社内アカウントと各クラウドサービスのアカウントをひも付けて一元管理したりすることができれば、管理運用が楽になります。

クラウドサービスのID・パスワード管理の効率的な対策

そこで、クラウドサービスのID・パスワード管理をより効率的にする具体的な方法を見ていきましょう。次のようなしくみを作ることが課題解決となります。

1.シングルサインオン
複数のクラウドサービスのID・パスワードを1種類のみにするシングルサインオン機能を利用することで、社員は1組のID・パスワードの記憶で済むため、忘れにくく、管理者への問い合わせを減らすことができます。さらに、社員はID・パスワードを1組だけ管理すればよいので、従来よりも管理が楽になりますし、メモや付箋への記入を避けるよう指導すれば、セキュリティ問題も解決します。
例えば、一つのWebポータルにログインするだけで、連携するサービスへ自動的にログインする形にします。

シングルサインオンについては、以下の記事でさらに詳しく解説していますので、合わせてご確認ください。
関連コラム：シングルサインオン（SSO)とは？仕組みやメリットをわかりやすく解説

2.製品のアカウント情報をクラウドに同期
オンプレミスのIDやパスワードの管理課題は、製品のアカウント情報をクラウドに同期できるサービスを利用することが考えられます。これにより、管理者の負担を軽減します。

3.社内アカウント情報の一元管理化
複数クラウドサービスのIDとパスワードの管理課題については、社内のアカウント情報とクラウドサービスのアカウント情報をひも付けて一元管理ができるしくみを作ることで、管理負担が軽減され、解決につながります。
例えば、管理者が管理ポータルにてアカウントの登録・削除を行うことで、クラウドサービスアカウントを自動的に登録・削除する機能を備えるものを利用するといった形です。

これらのすべての機能が備わる機器に、「OneID＠Adapter（ワンアイデイアダプター）」があります。Microsoft 365およびBoxと連携し、これらのクラウドサービス利用者向けのシングルサインオン機能と、クラウドサービスのアカウント運用を自動化するプロビジョニング機能を備えています。OneID＠Adapterを利用することで、テレワークにおけるクラウドサービスの主にIDパスワード管理課題が解決されます。