利用者がIT資産を管理、
1つ目のユースケースは、利用者自身でIT資産を管理し、管理者が承認者となる運用です。
新規利用、変更、返却・廃棄など、IT資産に関わるすべての申請は利用者から行い、各部門の管理者が一次承認者、情報システム部門のように組織全体を統括管理する統括管理者が、二次承認を行う運用となります。
部門単位で管理を分担しつつ、全体を統括管理者が管理することで、統括管理者への負担を分散できる「分散管理」のメリットと、すべてのIT資産情報を一元的に把握できる「集中管理」のメリットを兼ね備えることが可能です。
また、インベントリー情報と自動突合によって出力されたアラートなど、台帳との差分発生などの異常を検知した場合には、管理者に通知が届きます。
管理者はアラート内容を確認したうえで、利用者に是正・対応を指示する運用となります。
部署内の管理者が部内資産を管理
2つ目のユースケースは、部門内の管理者が部内資産を管理する運用です。
部署管理者が管轄するIT資産について、新規利用、変更、返却・廃棄などの申請を行い、組織全体を統括管理する統括管理者が、最終承認を行う運用となります。
1つ目のケースに比べ、利用者の管理負担を軽減できますが、利用者のIT資産運用ルール順守が形骸化する懸念もあるため、定期的に研修などを通じて、ルールを周知・徹底することが必要です。
また、Consoleから出力されたアラート対応は、1つ目のケースと同様に、管理者がアラート内容を確認して、利用者に是正・対応を指示する運用となります。
統括管理者でハードウェア資産を一括調達、利用部門に配付
3つ目のユースケースは、統括管理者がハードウェア資産を一括で調達し、利用部門に配付する運用です。
本運用では、パソコンをはじめとする全社共通の標準ハードウェアを定め、統括部門が一括で調達し、必要に応じて各部門へ配付します。パソコンのキッティング、ヘルプデスク、保守・運用などを、外部の専門業者へ委託するBPOサービスについても、同様の管理プロセスで対応可能です。
利用者は、必要なハードウェアの申請、修理時の代替品の依頼、不要になったハードウェアの返却などを行います。申請が関連部門で承認された後、調達・配付管理の担当者が、利用者への配付や回収を実施する運用となります。
統括部署が一括調達した標準ハードウェアは、あらかじめConsoleに登録されます。申請に応じて利用者への割り当て・解除を行い、さらにハードウェアのステータス（「稼働中」「故障」「修理中」など）を更新することで、正確なIT資産情報をConsoleに記録できます。