多地点会議予約システム～Outlookから誰でも容易に利用可能｜ネットワークのトータルソリューション：エイチ・シー・ネットワークス株式会社

今日の多地点会議運営の課題

今日の多地点会議運営は、専任のオペレーターによる会議予約、専用の会議予約システム、グループウエアによる会議室予約、参加者へのメールアナウンスなど、会議をセッティングする時からさまざまなシステムを利用する形で運用が大変複雑化しています。
また、社外取引先との打ち合わせでは、いつも決まった接続先番号を通知し、会議パスワード運用は利用者任せなど、セキュリティ面にも大きな課題を持っています。
人・部屋・ビデオ会議の予約調整が難しく大変。会議システムの操作が煩雑で時間通りに会議が始められない。

製品の特徴

Conference@Adapter EXは、Microsoft社のExchange Serverや、Office365のExchange Onlineと連携し、あらかじめ登録された参加者や会議室、多地点会議用の仮想会議室など、Outlookを利用して統合的に予約運用が可能です。（複数のシステムを使って予約する必要がありません）
Conference@Adapter EXは、各デバイスが多地点会議用の会議室に接続してくるために、当該時間にのみ利用可能な仮想会議室番号を都度発行することでセキュアな会議運営を実現します。（利用者により会議パスワードを設定、変更する必要がありません）

01 ３つのステップで誰でも容易に利用可能

利用者は、自身のOutlookの予定表から、参加者、会議室（ビデオ会議装置などの設備）、多地点会議を開く仮想会議室を選択して予約するだけで、開催通知が参加者メンバーに流れ、時間になったらそれぞれのデバイスから開催通知のあった場所へ入室するのみで運用可能です。

※参加者への通知内容は変更可能

02 ビデオ会議端末、Skype for Business端末がワンクリックで参加可能

ビデオ会議端末の接続方法は、アドレス帳の利用、手動入力などさまざまです。システムや接続デバイスが複雑化している中で、利用者の容易な操作方法は運用面における大きな課題であり、この課題克服がシステム導入の成功へと導きます。
メーカー端末シリーズによっては、Microsoft Exchangeサーバーや独自アプリケーションサーバと連携し、予約情報に従ってワンクリックで接続が可能となります。
また、Skype for Business 利用者は、招待メール内容の接続情報をワンクリックするだけで容易に会議参加できるようになり、誰でも容易な操作で多地点会議に参加することが可能となります。Conference@Adapter EXはそれらの機能と連携し、利用者の容易な会議運用を実現します。

03 会議利用実績の把握と効果的な利用促進

Conference@Adapter EXは、多地点会議の予約と多地点会議装置の利用実績、会議時点のネットワーク状況など全てのデータを収集しています。これらをオプションの統計ツールを利用することで、利用実態の把握、効率的な利用促進、計画的な設備拡張、トラブル時のネットワーク状況の確認など行うことが可能です。

製品の仕様

機能一覧
機能名	機能説明
Microsoft® Exchange 連携	Microsoft® Exchange/Exchange Onlineから会議室メールボックスの情報や会議の予約情報を取得する機能
Outlook®からの会議開催	Outlook®で予約した会議情報からMCUを利用してビデオ会議を開催する機能
会議案内通知	参加者への会議案内通知、リマインダー機能
ワンタッチ接続対応	Poly RealPresence Group シリーズやCisco Webex Room シリーズなどのビデオ会議端末上に会議情報を表示させ、ワンタッチ操作により、MCUやクラウドサービス※5上の仮想会議室に接続する機能
会議参加端末数の上限設定	仮想会議室で接続可能な上限を設定する機能
多地点会議装置（MCU）の制御	Poly RealPresence Collaboration Server、Cisco Meeting Serverに対応。Cisco Meeting Serverは、3台または5台のクラスタ構成をサポート
システム冗長※1	Conference@Adapter EXの冗長化構成に対応
会議ID 自動採番 or 固定選択機能	会議接続番号を自動で採番か、任意の固定番号かを選択する機能
運用管理機能	運用に関する設定やConference@Adapter EX を利用して開催したビデオ会議情報の確認など、管理者がConference@ Adapter EX の運用管理を行う機能
自動接続機能※2	Conference@Adapter EX を利用して開催したビデオ会議でMCU からビデオ会議端末に対して自動で接続する機能
開催中会議制御機能※3	ビデオ会議端末の接続/切断、音声ミュート/ミュート解除、レイアウト変更を操作する機能
統計機能※4	Conference@Adapter EX を利用して開催したビデオ会議の開催実績を解析し、統計結果を出力する機能

※1 Cluster Option が必要
※2 Auto Connect Option が必要
※3 連携MCUに対して会議制御が可能
※4 Advanced Report Option が必要
※5 ワンタッチ接続可能な連携クラウドサービスについては別途お問い合わせください

システム環境
機器区分	機器名称	バージョン※6
多地点会議装置（MCU）	Cisco Meeting Server CMS1000	2.6.1
多地点会議装置（MCU）	Poly RealPresence Collaboration Server (RMX® 2000) MPMRx	8.7.5
グループウエア	Microsoft® Exchange Server	2013, 2016
	Microsoft® Exchange Online	-
	Microsoft® Outlook®	2010, 2016
ビデオ会議端末	Cisco Webex DX80	CE9.9.0
	Cisco Webex Room Kit	CE9.9.0
	Poly RealPresence Group シリーズ	6.2.1
	Poly RealPresence Desktop	3.10.2

※6 対応バージョンは営業担当へご確認ください

バーチャルアプライアンス版動作環境
機能名	機能説明
動作確認済み仮想環境	VMware ESXi 6.0U3, 6.5 （冗長構成の場合：VMware ESXi 6.5のみ）
仮想CPU数	仮想CPU を2個割り当て可能なこと
仮想メモリサイズ	8GB
仮想ハードディスク容量	300GB