テレワークのWeb会議環境を整えるポイント

テレワーク

テレワークに欠かせないWeb会議は、その環境作りが重要になります。テレワーク環境下では、多様な環境やデバイスからの利用が想定され、Web会議だけでなくWebセミナーなどの開催ニーズもあります。テレワーク中、スムーズかつ便利にWeb会議を実施していくためには、自社の業務ニーズに適した万全な環境を整える必要があります。
今回は、テレワークのWeb会議環境を整えるポイントを解説します。

Web会議をテレワークに導入する際の課題
テレワークのWeb会議環境を整えるポイント
まとめ

Web会議をテレワークに導入する際の課題

テレワークにおけるWeb会議と一口に言っても、小規模の社内ミーティングから全社会議、取引先とのミーティングなどさまざまな形態があります。Web会議を導入する場合、次のような課題が想定されます。

1.多様なシーンで活用できる必要がある
在宅勤務を中心としたテレワークでは、社員同士が自宅からWeb会議を行ったり、現場にいる社員とリアルタイムの情報共有を行ったり、社外取引先とのミーティングを実施したりなど、Web会議は多様なシーンでの利用ニーズが想定されます。
そのような多様なシーンに対応できる上に、誰もが簡単に操作し利用できるツールであることがWeb会議ツールには求められます。

2.さまざまなデバイス環境に対応する必要がある
Web会議の利用者はさまざまなデバイス環境からアクセスすることから、環境を選ばず利用できるツールが求められます。PC、タブレット、スマートフォン、オフィスからの利用などが想定され、すべてに対応する必要があります。

3.高品質であることが必須
重要な会議をWeb会議で実施するシーンを想定すれば、滞りなく実施でき、クリアな音質と画質、安定した通信環境で会議が行えることは必要不可欠です。

4.テレワークに適したもの
特に新型コロナウイルスの感染拡大影響下においては、テレワークがメインとなることから、"テレワークに適したWeb会議"という視点を持って環境構築することも求められます。

テレワークのWeb会議環境を整えるポイント

こうした課題を解決しながら、テレワークにWeb会議環境を構築する際には、次のポイントを押さえて行うことが重要です。

1.多様なシーンに対応できるか
在宅勤務、現場との情報共有、社外取引先とのミーティング、Webセミナーなど、自社に起こり得る多様なシーンを想定し、それらのシーンすべてで高品質かつスムーズにWeb会議やセミナーが実施できるかどうかは重要な選定ポイントになります。Web会議機能においては、一度に参加できる人数、資料共有の可否などもこだわるのをおすすめします。また必要に応じて、Webセミナー機能が付いているものを選ぶこともできます。

2.ユーザーを選ばないか
Web会議に利用するツールは、ごく簡単な操作で誰もがスムーズに会議を実施できるものである必要があります。また、ユーザーごとに異なるさまざまなデバイス環境に対応可能かどうかも重要です。これにより、組織の労働生産性が左右されます。

3.他クラウドサービスと連携可能か
テレワークで利用する他のクラウドサービス、例えばMicrosoft 365などと連携できるかどうかも重要な選定ポイントになります。スムーズな業務を実現し、労働生産性にも直結します。

4.ただのツール導入ではないか
テレワークにWeb会議を導入する際には、テレワークに適した環境作りが必要になります。ただWeb会議ツールを導入するだけでなく、スムーズなテレワークを全体的に実現するための導入を考えたいものです。